Konferenzsysteme: Audio und Videokonferenzlösungen für produktive Meetings über jede Entfernung!
Was sind Audio- und Videokonferenzen?
Mit Videokonferenzlösungen können Sie professionelle Besprechungen oder Konferenzen mit Video und Screen-Sharing halten. Auf diesem Weg können Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern, egal wo sich die Teilnehmer befinden (ob am anderen Ende Deutschlands oder am anderen Ende der Welt). Mit dieser Option sind Entfernungen kein Hindernis mehr und es ist fast so, als wären Sie alle im selben Raum: Sie können Gespräche führen und Ideen austauschen, als säßen Ihre Kollegen direkt vor Ihnen. Sie können sogar verschiedene Dokumente zur Unterstützung Ihrer Ideen austauschen, darunter Grafiken, Statistiken, Videos, Bilder usw.
Bei dieser Art von Konferenzen werden visuelle und auditive Kommunikation miteinander kombiniert. Daher ist die folgende Hardware erforderlich:
Damit diese Geräte voll funktionsfähig sind, müssen sie an einen PC/Mac oder an ein Videokonferenzsystem angeschlossen werden. Mit den aktuellen technologischen Fortschritten ist es auch möglich, mit einem Tablet oder Smartphone aus der Ferne an einer Besprechung teilzunehmen. Dies ist eine noch kostengünstigere Option, die Sie überall nutzen können, wenn Sie Ihre Hardware nicht zur Hand haben oder z. B. auf Reisen sind.
Bei Audiokonferenzen geht es nur um die Kommunikation und Zusammenarbeit über Audio, nicht aber um die gemeinsame Nutzung von Bildern. Audiokonferenzgeräte werden auch als Konferenzlautsprecher oder Konferenzspinnen bezeichnet. Sie ermöglichen es Ihnen, mehrere Personen gleichzeitig zu verbinden (im Gegensatz zu vielen herkömmlichen Telefonen oder Smartphones). Der Ton kann mit anderen Mitarbeitern im selben Konferenzraum geteilt werden. Die Konferenzspinne ist außerdem mit Mikrofonen ausgestattet, die den Ton in einem 360°-Winkel um das Gerät herum aufnehmen, so dass jeder Sprecher problemlos sprechen und gehört werden kann.
Audiokonferenzen sind in der Regel eine kostengünstige und sehr einfach zu bedienende Option, die sich ideal für Kleinstunternehmen eignet, die nicht in Videokonferenzanlagen investieren möchten.
Was sind die Vorteile von Audio- und Videokonferenzsystemen?
Professionelle Konferenzsysteme bieten den Unternehmen viele Vorteile, u. a:
- Kosteneinsparungen: Sie können Ihre Reisekosten (Flüge, Züge, Autofahrten usw.) und Hotelkosten erheblich senken, da die Teilnehmer nicht anreisen müssen.
- Zeitersparnis: Warum sollten Sie für eine Sitzung, die nur ein paar Stunden dauert, ans andere Ende Deutschlands reisen, wenn Sie den Rest des Tages mit der Anreise verbringen? Wenn Sie sich für den Einsatz von Videokonferenzsystemen entscheiden, können Sie produktiver arbeiten - statt ständig unterwegs zu sein, können Sie arbeiten, wo immer Sie sind, und sind nicht reisemüde.
- Ein Motivationsschub: Wenn Sitzungen an weit entfernten Orten stattfinden, kann dies zu einem gewissen Grad an Abwesenheit bei den eingeladenen Personen führen, insbesondere bei denen, die einen vollen Terminkalender haben und keine weiten Reisen auf sich nehmen möchten, um teilzunehmen. Es werden mehr Mitarbeiter teilnehmen können, und die Mitarbeiter werden auch konzentrierter und reaktionsfähiger sein, da sie beispielsweise nicht fünf Stunden im Zug verbringen müssen.
- Geringere Umweltbelastung: Neben den finanziellen und zeitlichen Einsparungen, die sich aus der Verringerung der Reisetätigkeit ergeben, tragen die neuen Konferenzlösungen dazu bei, die Umweltbelastung der Unternehmen durch die Reduzierung der CO2-Emissionen zu begrenzen. Conferencing ermöglicht es Ihnen, etwas für die Umwelt zu tun!
Welche Kriterien sollten Sie bei der Auswahl der Konferenzsysteme berücksichtigen?
Bevor Sie in Konferenzlösungen investieren, sollten Sie sich einige Fragen stellen, um die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen:
- Wie wichtig sind Fernkonferenzen für mein Unternehmen? Wenn Besprechungen aus der Ferne häufig vorkommen und für den Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich sind (vielleicht haben Sie Außenstellen oder Mitarbeiter in verschiedenen Gebieten), kann es sinnvoll sein, in Videokonferenzen zu investieren, um eine realistischere Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen, so als ob Sie sich alle in einem Raum befänden. Wenn Sie hingegen wissen, dass Sie nur einige wenige Sitzungen oder Telefongespräche benötigen, ist eine Konferenzspinne vielleicht besser für Sie geeignet.
- Wie hoch ist mein Budget? Ihr Budget wird wahrscheinlich von den oben genannten Kriterien abhängen, aber es gibt noch andere Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen. Wenn Sie sich zum Beispiel für ein Videokonferenzsystem entscheiden, hängt Ihr Budget auch von der Größe Ihres Unternehmens ab. Ein Kleinstunternehmen kann durchaus in eine Konferenzanlage investieren, ohne das modernste Modell auf dem Markt zu wählen. Bei Ihrer Auswahl werden Sie Konferenzsysteme finden, die für jedes Unternehmen und jedes Budget geeignet sind. Um die richtige Wahl für Ihr Budget zu treffen, kann es hilfreich sein, die Einsparungen abzuschätzen, die Sie erzielen würden, wenn Sie auf Reisen zu Sitzungen verzichten und sich stattdessen für Fernkonferenzen entscheiden würden.
- Wie groß ist der Raum, den Sie für Konferenzen nutzen wollen? Wir bieten Lösungen, die auf die Größe Ihrer Besprechungsräume zugeschnitten sind: für kleine Räume (1 bis 4 Teilnehmer), mittelgroße Räume (durchschnittlich bis zu 12 Teilnehmer) und große Räume (über 12 Teilnehmer). Darüber hinaus sind einige Konferenzsysteme so konzipiert, dass sie möglichst wenig Platz beanspruchen, um z. B. in einem kleinen Konferenzraum unauffälliger und weniger sperrig zu sein.
